Ein Arbeitspaket bezeichnet eine in sich abgeschlossene Leistung innerhalb eines Projekts. Das Arbeitspaket wird von einer einzelnen Person oder einem Team bis zu einem bestimmten Termin erbracht. Auch der Arbeitsaufwand für ein Arbeitspaket wird vorab vereinbart.
Arbeitspakete können eine innere Struktur aus Teilaufgaben haben, die jedoch keiner einzelnen Betrachtung bedürfen und deshalb in der Gesamt-Projektbetrachtung als Arbeitspaket zusammengefasst werden. Möglich ist jedoch auch, das ein Arbeitspaket einen einzigen Vorgang darstellt und somit keine weitere Untergliederung besitzt.
Die Strukturierung eines Projektes in Arbeitspakete bietet eine anschauliche Übersicht über den Gesamt-Arbeitsumfang und schafft Transparenz und Orientierung im Projektteam bei der Projektarbeit. Die Untergliederung eines großen Projekts in kleinere Pakete erzeugt außerdem eine Reduktion der Komplexität.
Im Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) sind der Inhalt jedes Arbeitspaketes in Form einer intuitiven Benennung, dessen zeitlicher Terminierung, Verantwortlichkeiten und Fortschrittsstatus abgebildet. In der Detailbeschreibung jedes einzelnen Arbeitspakets sind hingegen das geplante Ergebnis sowie notwendige Maßnahmen für dessen Erreichung definiert.
Der Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung ist im Wesentlichen von der Komplexität des Gesamtprojekts und den Kompetenzen des Projektteams abhängig – deshalb wird er immer individuell auf das Projekt abgestimmt.
Ein Arbeitspaket ist eine Art Zielvereinbarung zwischen Projektteam und Projektleiter. Neben der Zuordnung von Verantwortlichkeiten und der detaillierten Terminplanung dienen Arbeitspakete oftmals als Basis für Leistungs- & Termincontrolling. Im Rahmen der Projektkoordination erfolgt eine kontinuierliche Qualitätssicherung der (Zwischen-)Ergebnisse von Arbeitspaketen und auch die Qualitätsansprüche des Kunden sind in den Projektzielen auf der Ebene der Arbeitspakete wiederzufinden.
Der Kunde selbst bekommt im Idealfall von der detaillierten Struktur der Arbeitspakete wenig mit, da deren Abarbeitung meist im Hintergrund und „von selbst“ läuft. Für ihn sind hingegen die Deliverables besonders interessant – die „großen“ Arbeitsergebnisse, die am Ende des Projekts zu Buche stehen. Um diese bestmöglich zu erreichen, ist eine sinnvolle Strukturierung der dorthin führenden Projektinhalte empfohlen – in Form von Arbeitspaketen.