Ein Kick-off-Meeting, kurz Kick-off, beschreibt die Auftaktveranstaltung eines Beratungsprojektes, an der alle wichtigen Beteiligten teilnehmen, um den geplanten Projektverlauf zu diskutieren und zu konkretisieren.
Die Bezeichnung Kick-off entspringt dem American Football. Hier wird der Begriff Kick-off verwendet, um die Eröffnung oder Fortsetzung eines Spiels zu beschreiben – diese geschehen nämlich durch das Kicken des Balls. Dass sich die Wirtschaft gerne Begrifflichkeiten aus anderen Bereichen aneignet, macht sich auch hier bemerkbar – die bildliche Ausdrucksweise des Kick-off entwickelte sich zur Beschreibung des Startschusses eines neuen Projektes.
Das Kick-off-Meeting findet typischerweise statt, nachdem der Vertrag zur Durchführung des Beratungsprojekts bereits unterzeichnet wurde – also nach der Akquisephase. Es stellt somit den ersten inhaltlichen Ankerpunkt in der konkreten Projektbearbeitung dar und kann dabei je nach Gestaltung, Zielsetzung und teilnehmenden Akteuren verschiedene Formen annehmen. Neben Vertretern der Beraterseite muss auch die Kundenseite äquivalent repräsentiert sein. Dabei können neben Projektteam und Projektleiter, je nach Wichtigkeit des Projektes, auch Geschäftsführer und betroffene, doch nicht unmittelbar beteiligte Personen daran teilnehmen.
Üblich für ein Kick-off ist eine initiale Präsentation des Projekts durch die Beraterseite, in der Vorgehen und Lösungsansätze vorgestellt werden. Doch auch eine Kick-off-Gestaltung als Workshop mit interaktivem Austausch aller Teilnehmer ist möglich. Das primäre Ziel eines Kick-off-Meetings ist dabei immer, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zum Projekt zu bringen und ein gemeinsames Verständnis über die Projektziele zu etablieren.
Während zu Beginn eines Kick-off-Meetings vor allem die groben Zielsetzungen geklärt werden, so folgen später Diskussionen über das vorgestellte Vorgehen und konkrete Ansätze, um das definierte Ziel zu erreichen. Hierbei ist auch die Vorlage eines Projektstrukturplanes und die Zeitplanung mittels einer Gantt-Chart ein elementarer Bestandteil.
Als zusätzlicher Bonus lernen sich alle Beteiligten bei einem Kick-off-Meeting besser kennen und können so gegenseitiges Vertrauen aufbauen. Ein Kick-off ist somit perfekt dafür geeignet, die Weichen für das Projekt zu stellen und die Motivation dafür zu stärken – fachlich und menschlich. Die zentralen Ergebnisse des Kick-off-Meetings sollten dabei stets in einem Protokoll festgehalten werden, um die Erkenntnisse bei Bedarf rekapitulieren zu können.