Benannt ist das Pareto-Prinzip — auch als 80-20-Regel bekannt — nach dem italienischen Ingenieur und Ökonomen Vilfredo Pareto. Pareto fand 1906 im Zuge ökonomischer Untersuchungen heraus, dass rund 80 Prozent des Volksvermögens in Italien auf rund 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war.
Das statistische Phänomen dahinter lautet wie folgt: Zu einem Gesamtwert (im Beispiel: 100% des Vermögens) trägt eine kleine Anzahl von hohen Werten (im Beispiel: 20% der Familien besitzen 80% des Vermögens) mehr bei als die hohe Anzahl kleiner Werte (im Beispiel: 80% der Familien besitzen nur 20% des Vermögens).
Das Pareto-Prinzip hat in den letzten Jahrzehnten vor allem im Kontext von Zeitmanagement und Produktivität an Popularität gewonnen: Seine heutige Auslegung besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden kann. Im Umkehrschluss erfordern die verbleibenden 20 Prozent zur Zielerreichung 80 Prozent des Gesamtaufwandes – und somit quantitativ die meiste Arbeit.
Das Pareto-Prinzip lässt sich auf viele Bereiche übertragen: Nicht selten beanspruchen 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des vorhandenen Platzes in Lagerstätten. Ebenso finden 80 Prozent des gesamten Online-Traffics auf lediglich 20 Prozent der Websites statt. Selbst beim Telefonieren und Chatten begegnen wir dem Pareto-Effekt. Wer hätte es gedacht – 80 Prozent der Kommunikation findet mit nur 20 Prozent unserer Kontakte statt.
Eine bekannte Situation im Alltag eines Consultants: Der Chef trägt dir auf, eine Kundenpräsentation vorzubereiten, in der die Fortschritte des aktuellen Projekts gezeigt werden. Du hast jedoch nur 3 Stunden Zeit dafür. Du könntest entweder versuchen, mit allen Beteiligten zu sprechen, Grafiken zu erstellen und Folienübergänge einzubauen. Oder du könntest nur mit dem Projektleiter sprechen, die Grafikvorlagen aus einer anderen Präsentation nutzen und auf die Folienübergänge verzichten.
Da du nur drei Stunden hast, ist der Weg klar: Es wird Option 2. Herzlichen Glückwunsch, das Pareto-Prinzip steht dir bei dieser Entscheidung zur Seite – du wirst 80 Prozent des Ziels bereits mit 20 Prozent des Aufwands erreicht haben. Und 80 Prozent sind durchaus ein vorzeigbares Ergebnis.
Das Pareto-Prinzip basiert also auf dem folgenden Credo – statt zu versuchen, das Unmögliche möglich zu machen, ist es sinnvoll, sich zu fragen: „Was kann ich im Rahmen der vorhandenen Ressourcen erreichen?“ Der gängige Fehler, an allen Fronten gleichzeitig kämpfen zu wollen, wird mit Hilfe des Pareto-Prinzips vermieden – denn der Aufwand wird auf das Wesentliche konzentriert, anstatt alle Aspekte lediglich anzuschneiden. In einer Herangehensweise nach dem Pareto-Prinzip werden Arbeiten identifiziert, die aufgrund fehlender Effizienz aufgeschoben oder weggelassen werden können. Wirklich relevante Aufgaben werden hingegen priorisiert.
Kritiker bemängeln bei der Anwendung des Pareto-Prinzips im Projektmanagement, dass es Aufgaben oder Projekte gibt, für die eine 80-prozentige Erledigung nicht ausreichend ist. Die Verwendung von Pareto-Ketten über mehrere Projektphasen birgt das Risiko, dass sich die „unnötigen 20 Prozent“ multiplizieren und zu einem erhöhten Aufwand in den letzten Projektphasen führen. Möglicherweise ergibt sich gar ein unbrauchbares Endergebnis. Daher sollte das Pareto-Prinzip niemals dogmatisch, sondern immer mit Augenmaß verwendet werden.