Projektbüro

Das Projektbüro, nach dem englischen Project Office kurz PO genannt, ist eine Organisationseinheit bei der Betreuung eines Projektes. Es verfolgt das Ziel, die Projektmitglieder und die Projektleitung bei administrativen Aufgaben zu unterstützen und zu entlasten.

Oft wird für ein Projektbüro auch die Bezeichnung Projektmanagementbüro – nach dem englischen Project Management Office (PMO) – genutzt. Dabei haben diese Begriffe eigentlich eine unterschiedliche Bedeutung. Ein Projektbüro ist meist auf ein spezifisches Projekt ausgerichtet und existiert nur solange, wie dieses läuft. Ein Projektmanagementbüro existiert hingegen projektunabhängig und unterstützt meist das Management mehrerer Projekte gleichzeitig.

Zuständig für alles außer Fachwissen

Die zentrale Funktion eines Projektbüros ist die Unterstützung der Projektleitung bei Verwaltungs- und Kontrollaufgaben. Es ist organisatorisch in das Projekt eingebunden und ermöglicht dem Projektteam so, sich auf die fachlichen Aspekte des Projektes zu konzentrieren. Durch die Einbindung gewinnt das Projektbüro einen guten Einblick in die Dynamik des Projektteams und kann als beobachtende Instanz mögliche Defizite in der Projektarbeit erkennen. Diese können anschließend durch entsprechende Schulungen korrigiert werden.

Darüber hinaus stellt das Projektbüro durch eine kontinuierliche Dokumentation sicher, dass alle Projektinformationen gesammelt werden und alle Beteiligten Zugang zu ihnen haben. So können mögliche Probleme frühzeitig identifiziert und gelöst werden. Auch die Verwaltung der benötigten Ressourcen für das Projekt liegt in der Verantwortung des Projektbüros.

Projektbüros und Beraterteams haben meist eine wechselhafte Beziehung. So kann es auf Beraterseite anstrengend sein, dass manche administrativen Dinge vom Projektbüro ohne eigene Einflussmöglichkeit vorgegeben werden. Doch gleichzeitig führt diese Arbeitsteilung zu einer enormen Entlastung im Beraterteam, sodass man sich voll und ganz auf die fachlichen Herausforderungen des Projekts konzentrieren kann. Das steigert die Effizienz und führt in der Regel zu besseren Ergebnissen.

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